Vorzimmerassistenz

BesGr A 10 LBesO oder BesGr A 9+Z LBesO (Laufbahngruppe 1) bzw. EG 9b TVöD
für das Finanzdezernat

Das Finanzdezernat der Landeshauptstadt Düsseldorf ist federführend für eine solide Finanzwirtschaft und die Liquidität der Landeshauptstadt Düsseldorf zuständig. Dafür sind dem Finanzdezernat die Kämmerei, die Stadtkasse sowie das Steueramt zugeordnet. Daneben führt das Finanzdezernat auch die Aufsicht über das Bauinvestitionscontrolling, das Amt für Gebäudemanagement sowie den Stadtentwässerungsbetrieb.

Zur Verstärkung des Teams der Stadtkämmerin wird ab sofort ein/e engagierte Mitarbeiter*in als Vorzimmerassistenz gesucht. Die Tätigkeiten sind inhaltlich sehr breit aufgestellt, erfordern Flexibilität und eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Zudem sind Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation wichtige Grundlagen des Handelns. Dem Geschäftszimmer der Stadtkämmerin kommt in dem organisatorischen und inhaltlichen Kontext eine zentrale Rolle zu. Hier laufen die Fäden aller Aufgaben zusammen.

Ihre Aufgaben:

• Büroorganisation des Geschäftszimmers, Terminkoordination für Stadtkämmerin und Büroleitung
• Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise die Annahme, Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen
• Abwicklung des in- und externen Schriftverkehrs
• Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen
• Vorbereitung und Planung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs sowie Führung der Abwesenheitserfassung (Urlaub / Krankheit).

Ihr Profil:

• Bachelorabschluss mit einem für die Tätigkeit förderlichen Schwerpunkt, oder Befähigung für die Laufbahngruppe 2 des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder Verwaltungsfachwirt*in, alternativ abgeschlossene mindestens dreijährige für die Tätigkeit förderliche kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungswirt*in bzw. Verwaltungsfachangestellte*r
• mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit; Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind wünschenswert
• sicherer, freundlicher und gewandter Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens sowie zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit
• Fähigkeit zu selbstständigem, strukturiertem Arbeiten
• hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität
• hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
• gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, Powerpoint et cetera).

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.

Wir leben Vielfalt –
Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Da es für die Anzahl der mit einer Zulage ausgestatteten Stellen eine im Landesbesoldungsgesetz geregelte Höchstgrenze gibt, ist die Gewährung der Amtszulage ggf. nicht zeitgleich mit dem Erreichen der persönlichen Beförderungsvoraussetzungen möglich.

Für tariflich Beschäftigte mit Erster Verwaltungsprüfung und Verwaltungsfachangestellte sowie Personen mit einer abgeschlossenen mindestens dreijährigen, für die Tätigkeit förderlichen kaufmännischen Ausbildung ist nach Vorbemerkung 7 zur EGO die Gewährung einer Zulage in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen der tatsächlichen Eingruppierung - in der Regel EG 9a - und der Eingruppierung nach EG 9b möglich. Für diese Beschäftigten ist die Teilnahme am Verwaltungslehrgang II während der ersten fünf Jahre der Wahrnehmung entsprechender Aufgaben verpflichtend vorgesehen.