Für eine Familie in Aachen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine persönliche Assistenz (m/w/d). Die Stelle wird unbefristet besetzt.
IHRE AUFGABEN
Hausmanagement und Personalführung:
- Aktualisierung vorhandener Pläne zur Haus- und Personalsteuerung inkl. Dienst-/ Urlaubspläne sowie Kommunikation dieser an Beteiligte
- Bei unvorhergesehenen Änderungen sofortige Aktualisierung und Kommunikation der neuen Pläne an alle Beteiligte
- Kontrolle -und bei Bedarf Begleitung- der Umsetzung von Aufgaben
- Ablage/ Verwaltung von Unterlagen inkl. Pläne
- Bestandsmanagement: Bestandsführung und -kontrolle sowie Erstellung von Einkaufslisten inkl. Einkaufen
- Rechnungsmanagement: Inhaltliche Kontrolle, Einholung Freigabe von Rechnungen inkl. Kommunikation zur Begleichung sowie Ablage/ Verwaltung
- Reparaturen und Instandhaltungen nach vorheriger Absprache koordinieren/ organisieren sowie Beteiligte informieren. Bei Bedarf vor Ort Termine mit Dienstleistern begleiten und kontrollieren.
Kommunikation:
- Unterstützung bei sämtlicher Kommunikation und bei Bedarf Übernahme von mündlicher und schriftlicher Korrespondenz (E-Mails, Nachrichten) sowohl Intern als auch Extern
- Bei kurzfristigen Änderungen umgehende Information an alle Beteiligte
- Ansprechpartner für Interne (Mitarbeiter) und Externe (Dienstleister, etc.) sowie Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
Terminmanagement:
- Sämtliche private und berufliche Termine nach vorheriger Absprache koordinieren / organisieren / verschieben und dabei auf mögliche Terminkollisionen /-abhängigkeiten aufmerksam machen sowie Beteiligte informieren
- Langfristige Instandhaltungs- und Wartungstermine mit Dienstleistern koordinieren/ organisieren unter Berücksichtigung der Terminplanung der Familie
- Termin-Doku/ -Verwaltung und proaktiv Beteiligte an wichtige Termine erinnern
- Bei Bedarf organisatorische Unterstützung in der Vor-/Nachbereitung von Terminen sowie im Erkennen inkl. Vermeidung von möglichen Ineffizienzen (Termine, Aufgaben, Logistik)
- Bei jeder Veränderung/ Verschiebung: Prüfen und Erkennen aller abhängigen Punkte und Auswirkungen und dementsprechend Anpassungen vornehmen und an alle betroffenen Personen kommunizieren
Reisemanagement:
- Unterstützung in der Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Reisen
IHR PROFIL
- Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Bereich persönliche Assistenz oder Hausmanagement
- Erfahrungen in der Personalführung (Planung, Begleitung und Kommunikation)
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Fähigkeiten in Planung, Organisation und Koordination mit Gespür für Relevanz und Prioritäten
- Gute Kommunikationsfähigkeiten
- Führerschein der Klasse B
- Lösungsorientierte, vorausschauende sowie selbständige Arbeitsweise
- Bereitschaft sich an bestehende Systeme anzupassen und Neues zu erlernen
- Souveränes und überzeugendes Auftreten auch im interkulturellen Kontext
- Sehr hoher Grad an Zuverlässigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit