Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) ist eine von Bund und Län­dern finanzierte Selbst­verwaltungs­organisation der Wissen­schaft. Sie betreibt in gegen­wärtig 84 Insti­tuten und Forschungs­stellen im In‑ und Ausland Grund­lagen­forschung auf natur‑ und geistes­wissen­schaft­lichen Gebieten und ist damit eine der inter­national führenden Forschungs­einrich­tungen mit zahlreichen Nobel­preisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung sucht für das Büro der Biologisch-Medizinischen Sektion (BMS) in der Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit eine*n

Sachbearbeiter*in für die Wissenschaftsverwaltung
in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche)
(Kennziffer 55/24)

Ihre Aufgaben werden sein

  • Sie unterstützen die Leiterin des Sektionsbüros der BMS und ihr Team bei der administrativen Vor- und Nachbereitung sowie der organisatorischen Durchführung von Gremiensitzungen der Sektion und wissenschaftlichen Symposien
  • Sie sind zudem zuständig für die Durchführung, das Monitoring und die Dokumentation der Be­gut­achtungs­verfahren für die Berufung von Direktor*innen
  • Ihnen obliegt der Aufbau und die Adminis­tration der Gutachter- und Beschluss­datenbanken der Sektion, sie erstellen webbasierte Termin­umfragen, betreuen die SharePoint-basierten Teamräume und den Intranetauftritt der Sektion
  • Gemeinsam mit der Teamassistenz sorgen Sie für den reibungs­losen organi­satorischen und tech­nischen Ablauf der Gremien­sitzungen, gele­gent­lich auch vor Ort
  • Sie erarbeiten Vorschläge zur Prozess­optimierung im Sektions­büro und recher­chieren nach geeig­neten digitalen Anwendungen
  • Darüber hinaus erfüllen Sie klassische Verwaltungs­aufgaben und Aufgaben des modernen Büromanagements

Was Sie mitbringen

  • Vorzugweise eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement, Verwal­tungs­fach­angestellte*r oder vergleichbare Qualifikationen
  • Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealer­weise im Bereich der Wissen­schafts­verwaltung oder aus dem Bildungs­bereich und der öffent­lichen Verwaltung wünschenswert
  • Idealerweise die Fähigkeit zum Formu­lieren und Redi­gieren von Texten in deut­scher und englischer Sprache
  • Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwen­dungen sowie idealer­weise Kenntnisse von Adressdatenbanken
  • Von Vorteil sind IT-Affinität, keine Berührungs­ängste mit digi­talen Anwen­dungen und routi­nierter Umgang mit Video­konferenz- und Präsen­tationstechnik
  • Sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
  • Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeits­verhältnisses in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche) bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufs­erfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie ver­schie­dene Sozial­leistungen. Unver­bindliche Infor­mationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffent­lichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeits­platz liegt in der Stadt­mitte Münchens und ist gut mit öffent­lichen Ver­kehrs­mitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienst­gebäudes sind Betreuungs­möglich­keiten für Kinder im Alter von sechs Monaten bis drei Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

  • Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
  • Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiter­bildungs­maßnahmen und bieten Ihnen ein umfang­reiches Angebot zur Gesundheits­förderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
  • Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
  • Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäf­tigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung (Kennziffer 55/24).

Bewerbungsfrist: 5. Mai 2024

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de