Kultur und Bildung liegen uns besonders am Herzen. Unsere Sammlungsbestände sind Teil des kulturellen Erbes. Dieses Erbe zu bewahren und zu vermitteln, ist uns ein zentrales Anliegen. Das kulturelle Gedächtnis Oberbayerns lebendig zu halten und in die Zukunft zu führen, ist unsere Verantwortung. Durch unser Engagement fördern wir ein friedliches Miteinander. Mit unseren musikalischen und literarischen Aktivitäten schaffen wir Heimat für alle, damit sich bei uns jeder zu Hause fühlen kann.
Sie streben einen sicheren Arbeitsplatz an, an dem man Ihre beruflichen Ziele ebenso unterstützt wie Ihren Wunsch nach flexiblem Arbeiten in einer wertschätzenden Umgebung? Dann ist Ihr Platz bei uns: Im Zentrum für Volksmusik, Literatur und Popularmusik (ZeMuLi) brauchen wir Ihre Kenntnisse und Erfahrung, um spannende Herausforderungen zu meistern.
Kommen Sie zu uns. Gemeinsam gestalten wir Oberbayern als soziale und kulturelle Heimat für alle.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist eine unbefristete Vollzeitstelle (im Rahmen des Job‑ und Desksharings ist diese Stelle teilzeitfähig) in Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA zu besetzen:
Referatsassistenz (m/w/d) für die Leitung des Zentrums für Volksmusik, Literatur und Popularmusik (ZeMuLi) des Bezirks Oberbayern in Bruckmühl
(Kennziffer: 2024/33_001_1)
Wir sind für Menschen da. Welche Aufgaben erwarten Sie?
- Sie sind für die Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs durch eine eigenständige Büroorganisation verantwortlich und unterstützen die Leitung des Referats in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Hierzu zählen:
- die Sichtung der täglichen Eingangspost der Referatsleitung und Beantwortung des Telefons,
- die Sicherstellung des operativen Tagesgeschäfts in Abwesenheit der Referatsleitung,
- die vorbereitende und unterstützende Aufbereitung von Korrespondenz und der Beschwerdebearbeitung der Referatsleitung,
- die Organisation und Koordination abteilungs- und referatsspezifischer Gremien, von Fachtagen sowie Arbeitskreisen mit internen und externen Beteiligten.
- Zu Ihren Aufgaben zählt zudem die Vorzimmertätigkeit. Hier sind Sie unter anderem für administrative sowie organisatorische Maßnahmen zuständig. Darunter fallen:
- das Führen von Personaldaten, z.B. Pflege von Adressdatenbanken,
- das Erfassen von Abwesenheiten,
- die Organisation von Terminen für die Referatsleitung,
- die Bearbeitung unserer internen Datenmanagementsysteme,
- die Organisation von externen Aufenthalten der Mitarbeitenden,
- die Protokollführung bei wichtigen Terminen.
- Im Rahmen Ihrer Zuständigkeit wirken Sie bei Publikationen durch Layouterstellung, Überarbeitung der Texte sowie Recherche von Bild und Nutzungsrechten mit.
- Sie verwalten die unterschiedlichen Zugriffsrechte der Mitarbeitenden.
- Sie übernehmen redaktionelle Verantwortung, indem Sie Dokumente auf Intranet und Internetseiten erstellen, betreuen und pflegen.
- Zudem vertreten Sie bei Abwesenheit die Verwaltungsassistenz im ZeMuLi.
Vom Verwalten zum Gestalten – das bringen Sie mit:
- Sie besitzen einen erfolgreichen Abschluss
- in der 2. Qualifikationsebene, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen, oder
- als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) (VFA-K), Fachbereich Kommunalverwaltung, oder
- des Beschäftigtenlehrgangs I oder
- als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder einen anderen vergleichbaren Abschluss in einer kaufmännischen Fachrichtung mit mehrjähriger Berufserfahrung.
- Im Umgang mit PC‑Standardprogrammen (MS Office, v.a. Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sind Sie sicher.
- Ferner zeichnen Sie sich durch eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise und eine sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik aus (mindestens C1‑Niveau).
- Eine ausgeprägte Kooperations‑ und Teamfähigkeit ist für Sie selbstverständlich und Sie verfügen zudem über ein sicheres, freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
- Durch Ihre hohe Belastbarkeit behalten Sie auch in stressigen oder schwierigen Situationen einen kühlen Kopf.
- Ein hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbstständigen und zielorientierten Arbeiten runden Ihr Profil ab.
Darauf dürfen Sie sich freuen:
Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungsreichen Tätigkeiten folgende Benefits:
- Ein interessantes, innovatives und abwechslungsreiches Aufgabenfeld
- Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig
- Arbeiten in einem guten Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
- Eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukturiert an die neue Aufgabe heranführt, sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team
- Ausgezeichnete Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
- Absicherung fürs Alter durch die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes
- Die Möglichkeit eines Fahrradleasings
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Der Bezirk Oberbayern ist als kommunale Gebietskörperschaft zuständig für die rund 4,6 Millionen Menschen in der Region. Wir sind einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderungen und für Pflegebedürftige. Wir erfüllen aber nicht nur soziale und gesundheitliche Aufgaben, sondern engagieren uns als Träger von Museen, Schulen und Fachberatungen auch für Kultur, Bildung, Heimat und Umwelt. Finanziert wird der Bezirk Oberbayern über die oberbayerischen Landkreise und kreisfreien Städte. Aus ihnen kommen die gewählten Mitglieder des Bezirkstags, der als politisches Gremium die Aufgaben des Bezirks gestaltet.
