Das Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie (MPIIB) in Berlin-Mitte ist eines von 84 For­schungs­ins­ti­tuten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) und ist weltweit eine der führenden Institutionen für die Grund­lagen­forschung auf dem Gebiet der Infektions­krank­heiten.

Zur Unterstützung unseres geschäftsführenden Direktors suchen wir zum bald­mög­lichs­ten Eintritt eine*n

Assistent*in (m/w/d) für Büromanagement
(Vollzeit)

Die Stelle ist für zwei Jahre befristet.

Unser Institut wird im November 2025 durch einen wissen­schaft­lichen Beirat begutachtet. Zur Vor- und Nach­berei­tung als auch für die Durchführung der Begut­achtung übernehmen Sie als Assis­tent*in (m/w/d) folgende Aufgaben:

  • Korrespondenz mit den Gutachter*innen, vornehmlich in englischer Sprache
  • Terminkoordination, Planung der Agenda
  • Zuarbeit zum Bericht (inklusive Zusammen­tragen von Daten, Erstellen von Listen)
  • Vorbereitung der Unterlagen (inklusive Tagungs­mappe, Beschil­derung)
  • Reisemanagement, Reisebuchungen und ‑abrechnungen
  • Veranstaltungsmanagement (inklusive Catering, Buchen und Vorbereiten der Räume)
  • Daneben fallen folgende Aufgaben an: klassische Sekre­tariats­aufgaben, inklusive Vor- und Nach­berei­tung von internen Verwaltungs­prozes­sen, Besprech­ungen und Veran­stal­tungen
  • Vorbereitung von Ein­stel­lungs­prozessen
  • Betreuung von neuen Mitarbeitenden, Gästen und Besucher*innen
  • Reisemanagement (Planung, Organisation, Buchungen und Reise­kosten­ab­rech­nungen nach dem Bundes­reise­kosten­gesetz)
  • Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Büroorganisation inklusive Post­bear­bei­tung, Ablage und Archivierung

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ver­gleich­bare Qualifi­ka­tionen bzw. einschlägige Erfahrungen in der Büro­organi­sation, vor­zugs­weise in einer öffent­lichen Verwaltung
  • Kommunikationsstark in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
  • Sehr gute Kenntnisse mit den MS-Office-Programmen
  • Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, schnelle Auffas­sungs­gabe, Team­fähig­keit und Flexi­bi­lität
  • Hohes Maß an Sozialkompetenz und Eigeninitiative
  • Organisationstalent, freundlich und service­orientiert
  • Kenntnisse im Bundesreisekosten­gesetz von Vorteil

Unser Angebot:

Wir bieten eine verantwortungsvolle und abwechs­lungs­reiche Tätigkeit in einem multi­kul­tu­rell gepräg­ten Umfeld (Arbeits­sprache ist vorwiegend Englisch), mit engem Kontakt zu allen wissen­schaft­lichen und wissen­schafts­unter­stütz­enden Bereichen und flexiblen Arbeits­zeiten inklusive der Möglich­keit zum mobilen Arbeiten.

Wir bieten bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgelt­gruppe 8 nach TVöD Bund sowie verschie­dene Sozial­leis­tungen und zusätz­liche Alters­ver­sorgung durch die Ver­sorgungs­anstalt des Bundes und der Länder. Des Weiteren kann ein vergüns­tigtes Jobticket erworben werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerech­tig­keit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewer­bungen jeden Hinter­grunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bemüht, mehr schwer­behin­derte Menschen zu beschäf­tigen. Bewerbungen Schwer­behin­derter sind aus­drück­lich erwünscht.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 21.05.2024 ausschließlich online über unser Bewerbungsportal.

Auf dieser Website können Sie auch Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.