Trotz Spaß am Job und gutem Arbeitsklima im Büro – die schönste Zeit des Jahres sind die Ferien! Unser Tipp für eine wirklich erholsame Zeit: Ein entspannter Urlaub beginnt schon Wochen vor der Abreise mit einer gut vorbereiteten Übergabe. Sie sorgt dafür, dass Ihre Zeit der Erholung für Kollegen und Kunden nicht im Chaos endet – und Sie selbst profitieren von einem Urlaub ohne schlechtem Gewissen und gut gelaunten Kollegen bei Ihrer Rückkehr. Die Zauberformel dafür ist eigentlich ganz simpel: rechtzeitig anfangen, gut kommunizieren und gekonnt organisieren.

Ungefähr 4 Wochen vor Urlaubsantritt:

Selbstorganisation mit zwei Listen

Beginnen Sie Ihre Urlaubsvorbereitungen mit zwei Listen: Die erste Liste enthält alles, was Sie selbst noch vor dem Urlaub erledigen wollen. In der zweiten Liste stehen alle Aufgaben und Termine, die während Ihrer Abwesenheit anstehen, und alle dazu notwendigen Ansprechpartner und Kontaktdaten. Diese beiden Listen beginnen Sie am besten schon etwa vier Wochen vor Ihrem Urlaub. Aktualisieren sie Sie permanent – bis zum letzten Tag. So stellen Sie sicher, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.

Ungefähr 3 Wochen vor Urlaubsantritt:

Vertretung klären

Klären Sie zusammen mit Ihrem Vorgesetzten frühzeitig, wer während Ihres Urlaubs für Sie die Stellung hält. Haben Sie verschiedene Aufgabenbereiche, können das natürlich auch mehrere Kollegen sein.

Ungefähr 10 Tage vor Urlaubsantritt:

Frühzeitige Information an alle

Weisen Sie rechtzeitig alle Betroffenen auf Ihre Abwesenheit hin. Dazu gehören Kollegen und Mitarbeiter ebenso wie wichtige externe Ansprechpartner bei Kunden oder Dienstleistern. Das gibt allen die Gelegenheit, wichtige Dinge noch vor Ihrem Urlaub direkt mit Ihnen zu regeln und sorgt so auch für eine Entlastung Ihrer Vertretung.

Ein bis zwei Tage vor dem Urlaub:

Persönlicher Übergabetermin mit dem Vertretungskollegen

Planen Sie für die Übergabe rechtzeitig einen persönlichen Termin mit Ihrem Vertretungskollegen ein. Hier können Sie in Ruhe laufende Projekte besprechen, wichtige Dokumente übergeben und Fragen klären. Als „Laufzettel“ dient für Sie beide dabei die oben angesprochene Liste mit Aufgaben, Terminen, Ansprechpartnern und Kontaktdaten.
Am letzten Tag vor dem Urlaub sollten Sie darüber hinaus keine anderen Termine mehr planen. Gleiches gilt auch für den ersten Tag nach Ihrer Rückkehr, an dem Sie den aktuellen Stand Ihrer Projekt wieder von Ihrer Vertretung übernehmen – das schafft einen sanften Ein- und Ausstieg für alle Beteiligten!

Am letzten Tag vor dem Urlaub:

E-Mail und Telefon nicht ins Leere laufen lassen

E-Mails sollten während Ihrer Abwesenheit an Kollegen umgeleitet werden oder mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet werden. Das gilt auch für Ihr Telefon. Mails und Anrufe, die ins Leere laufen, und Anliegen, die ungehört verhallen, verärgern Kollegen und Kunden und sorgen für Chaos.
Entscheiden Sie sich für Abwesenheitsnotiz und Telefonansage statt Umleitung, sollten Sie deutlich kommunizieren, wie lange Sie abwesend sein werden sowie Anlaufstellen und Ansprechpartner benennen, die Sie vertreten.

Nach Ihrer Rückkehr:

Ein kleines Dankeschön nicht vergessen

Bedanken Sie sich nach Ihrer Rückkehr bei Ihren Vertretungskollegen – ob das mit einem herzlichen „Dankeschön“ oder mit einer kleinen Aufmerksamkeit geschieht, bleibt Ihnen überlassen und hängt auch von den sonstigen Gepflogenheiten bei Ihnen ab. Ein Ausdruck Ihrer Wertschätzung ist aber auf jeden Fall angebracht, denn Ihr Kollege hat mit seiner Vertretung viel zum Gelingen Ihres Urlaubs beigetragen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.