Personal Assistant / Assistenz der Geschäftsführung
Düsseldorf

Wir, als Arla – eine europäisch agierende Molkereigenossenschaft mit über 19.000 Mitarbeitern und knapp 8.600 Landwirten – stehen für eine starke Gemeinschaft mit ausgeprägten skandinavischen Werten und starken Wurzeln in unseren lokalen Märkten. Unser genossenschaftliches Prinzip ermöglicht uns besondere Nähe zu unseren Landwirten – den Eigentümern von Arla – und motiviert uns jeden Tag aufs Neue, nur das Beste für unsere Landwirte, Kollegen, unsere Milch, unsere Verbraucher und unsere Umwelt zu tun! Wir sind überzeugt: Gemeinsam erreichen wir die besten Ergebnisse!

Im Rahmen einer Nachbesetzung suchen wir für unsere deutsche Zentrale in Düsseldorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt nicht einfach nur EINE persönliche Assistenz für unsere Geschäftsführerin, sondern wir suchen genau DIE PA! Eine persönliche Assistenz, die mehr ist als „nur“ die rechte Hand, die mehr ist als „nur“ Unterstützung. Als vollwertiges Mitglied des deutschen Leadership-Teams suchen wir das Herzstück der Organisation und einen Sparringspartner.  

• Unterstützung der Geschäftsführung der Arla Foods Deutschland GmbH im Sekretariats- und Verwaltungsbereich auf hohem Niveau mit Kenntnissen über die Organisationsstruktur, Strategie etc.
• Erstellung von Kommunikationsunterlagen, Entscheidungsvorlagen und Übersetzungen für die interne und externe Kommunikation sowie Sicherstellung, dass diese an allen Schnittstellen reibungslos verläuft
• Selbstständige und proaktive Durchführung aller anfallenden Sekretariats- und administrativen Aufgaben (z. B. Termin-, Meeting- und Kalendermanagement, Reisemanagement etc.)
• Koordination sowie selbstständige Organisation und Durchführung von Projekten / Projektaufgaben inkl. Recherchearbeit, Konzeptionierung, Einholung von Angeboten und Budgetverantwortung (z. B. Events, Board Meetings etc.)
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses als Schnittstelle zum Leadership-Team, zu den anderen Teams, Kunden und Stakeholdern
• Als Teil des deutschen Management-Teams: Unterstützung und Ausführung von Protokollen und Aktionsplan-Follow-ups sowie gemeinsame Vorbereitung und Planung der Tagesordnungen und Materialien für Sitzungen
• Verantwortung für einen reibungslosen abteilungsübergreifenden Ablauf in enger Zusammenarbeit mit den anderen PAs am Standort
• Planung, Organisation und Übernahme von Aufgaben, Projekten und Verantwortlichkeiten, einschließlich der vom Geschäftsführer zugewiesenen Ad-hoc-Aktivitäten

• Erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit dem Schwerpunkt Kommunikationswissenschaft
• Fundierte Erfahrung nicht nur in ähnlicher Funktion, sondern auch im gleichen internationalen Industrieumfeld, idealerweise im Bereich FMCG
• Ausgeprägtes Know-how über (matrixorganisierte) Unternehmensstrukturen und Strategien, verbunden mit Erfahrungen in der Leitung und Verwaltung funktionsübergreifender Projekte
• Leading without Power – reflektierte Führungsfähigkeit und nachweisliche erste Kenntnisse in diesem Bereich
• Affinität zu IT-Systemen und versierter Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie Sicherheit in der Erstellung von Präsentationen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse, tiefes Verständnis des deutschen Marktes und der deutschen Kultur
• Charismatische Persönlichkeit mit schneller Auffassungsgabe sowie souveränes Auftreten und Eloquenz, intellektuelle Kompetenz, die Fähigkeit, mit Menschen auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren sowie eine stark lösungsorientierte Denkweise
• Sicheres Urteilsvermögen und analytisches Denkvermögen sowie Loyalität, Verschwiegenheit und Integrität

• Work-Life-Balance: Eine 38,5-Stunden-Woche sowie eine Zeiterfassung mit flexibler Arbeits­zeit­gestaltung – auch von zu Hause. Zudem 30 Tage Urlaub und drei weitere Tage betrieb­liche Übung
• Kultur: Unsere einzigartige skandinavische Unter­nehmens­kultur mit flachen Hierarchien und kurzen Ent­scheidungs­wegen innerhalb unserer genossen­schaft­lichen Struktur, ebenso wie ein hohes Maß an Wertschätzung, insbesondere durch unsere Feedback-Kultur mit regelmäßigen 1:1‑Gesprächen
• Weiterentwicklung: Zugriff auf unsere Learning Library für Online-Trainings und weltweite Karriere­möglich­keiten
• Mitarbeitervergünstigungen: Ermäßigungen auf unser gesamtes Produkt­portfolio und Zugang zum Corporate-Benefits-Programm mit attraktiven Rabatten für Dein Well-Being und Budget. Außerdem bieten wir eine betriebliche Alters­vorsorge
• Nachhaltigkeit: Mit unserer Nachhaltig­keits­strategie „Stronger Planet Stronger People“ möchten wir bis 2030 unsere CO₂‑Emissionen um 30 % reduzieren
• Standort: Kulinarische Verpflegung in unserem Betriebsrestaurant mit täglich frischen Gerichten – verfeinert mit unseren Arla-Produkten – und ein Starbucks-Corner. Zudem ist unser Büro durch die gute Verkehrs­anbindung mit Bahn­station und Autobahn­auffahrt gut erreichbar und wir bieten ein Jobticket sowie kosten­freie Mitarbeiter­parkplätze

Bitte bewirb Dich über den entsprechenden Link auf unserem Stellenportal unter Angabe Deines Gehaltswunsches und Deiner Verfügbarkeit. Für weitere Informationen wende Dich bitte an Katharina Klara Jessen, HR Sourcing Consultant, unter +49 172 587 5788. Bitte gib an, auf welchem Weg Du auf diese Stellenanzeige aufmerksam geworden bist.

Personalvermittler werden gebeten, von Akquisitionsanrufen oder direkten Kandi­da­ten­vorschlägen Abstand zu nehmen.

Equal opportunity
Arla Foods is a company with equal opportunities for everyone regardless of age, race, gender or any other criteria that is not a professional qualification for an open position. Purely for reasons of readability, we have chosen to create all our job postings in male format. We explicitly look forward to all applications regardless if the candidate is male, female, or diverse, and will also exclude any other criterion from our screening process that is not a professional qualification.

Agency disclaimer
Arla Foods Deutschland has chosen carefully selected external vendors (“headhunters”) to work on specific roles and we hold long-term working relationships with them. Arla Foods Deutschland is not seeking any new partners until further notice. Therefore, we are asking you to refrain from any contact requests by phone, e-mail or in any other way towards any Arla Foods representatives. Please note that all candidate resumes that are sent to us without a written and signed search assignment will be deemed made available free of costs.